Ο Κανονισμός (ΕΕ) 2018/1724 για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη (Single Digital Gateway – SDG) αναφέρει τη δημιουργία και χρήση ενός πλήρως λειτουργικού και ασφαλούς τεχνικού συστήματος για την αυτοματοποιημένη διασυνοριακή ανταλλαγή δικαιολογητικών μεταξύ όσων εμπλέκονται στην εκάστοτε διαδικασίας, όταν αυτό ζητείται ρητά από τους πολίτες και τις επιχειρήσεις.

Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι το τεχνικό σύστημα παρέχει υψηλό επίπεδο ασφάλειας για τη διασυνοριακή εφαρμογή της αρχής «μόνον άπαξ», η Επιτροπή έχει εκδώσει σχετικό Εκτελεστικό Κανονισμό (ΕΕ) 2022/1463, στο οποίο ορίζονται οι προδιαγραφές για το εν λόγω τεχνικό σύστημα, να λαμβάνει δεόντως υπόψη τα πρότυπα και τις τεχνικές προδιαγραφές που καταρτίζουν ευρωπαϊκοί και διεθνείς οργανισμοί και φορείς τυποποίησης.

Το Τεχνικό Σύστημα «Μόνον Άπαξ» θα εξαλείψει τα εμπόδια κινητικότητας  διασυνοριακών χρηστών μεταξύ κρατών-μελών. Συγκεκριμένα,

• με το OOTS οι πολίτες δεν θα χρειάζεται πλέον να προσπαθούν να κατανοήσουν ποια είναι τα κατάλληλα δικαιολογητικά σε άλλα κράτη μέλη και ποια αρμόδια υπηρεσία μπορεί να τα παράσχει,
• οι δημόσιοι φορείς θα μπορούν να εμπιστεύονται τα δικαιολογητικά που παραδίδονται μέσω του OOTS, καθώς παρέχονται απευθείας από τον αρμόδιο φορέα μέσω ενός αξιόπιστου πρωτοκόλλου (eDelivery), και
• οι δημόσιοι φορείς θα λαμβάνουν πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση των δικαιολογητικών, καθώς τα δικαιολογητικά προέρχονται απευθείας από τον αρμόδιο φορέα.

Οι 21 διαδικασίες που παρατίθενται στο Παράρτημα II του Κανονισμού (ΕΕ) 2018/1724  που αφορούν γεγονότα ζωής (π.χ. σπουδές, εργασία, συνταξιοδότηση, γέννησης κλπ), και οι διαδικασίες που προβλέπονται στις οδηγίες 2005/36/ΕΚ, 2006/123/ΕΚ και στις οδηγίες 2014/24/ΕΕ,  2014/25/ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, υποστηρίζονται με την αρχή «μόνον άπαξ» και την ανάπτυξη του τεχνικού συστήματος ΟΟTS, σεβόμενοι το θεμελιώδες δικαίωμα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, με σκοπό την ανταλλαγή δικαιολογητικών μεταξύ των αρμόδιων αρχών στα διάφορα κράτη μέλη. Σε πρώτη φάση γίνεται προσπάθεια υποστήριξης των 21 διαδικασιών του Κανονισμού 2018/1724 από το σύστημα OOTS.

Όχι, η χρήση του συστήματος OOTS δεν είναι υποχρεωτική. Οι χρήστες θα μπορούν πάντοτε να «ανεβάσουν» (upload) το απαιτούμενο αποδεικτικό στην πύλη διαδικασιών, εφόσον το έχουν διαθέσιμο. Μόνο εφόσον το επιθυμούν και με δικό τους αίτημα, μπορούν να ανταλλάξουν ένα αποδεικτικό, που έχει εκδοθεί σε άλλο κράτος-μέλος μέσω OOTS για την ολοκλήρωση μιας ψηφιακής διαδικασίας.

Oι αρμόδιες αρχές που εκδίδουν νομίμως, στο δικό τους κράτος μέλος και σε ηλεκτρονικό μορφότυπο (που επιτρέπει την αυτοματοποιημένη ανταλλαγή), δικαιολογητικά τα οποία χρειάζονται για τις επιγραμμικές διαδικασίες που αναφέρονται αρχικά στο Παράρτημα ΙΙ του Κανονισμού (ΕΕ) 2018/1724, οφείλουν να καθιστούν τα εν λόγω δικαιολογητικά διαθέσιμα και στις αιτούσες αρμόδιες αρχές άλλων κρατών μελών, σε ηλεκτρονικό μορφότυπο που επιτρέπει την αυτοματοποιημένη ανταλλαγή.

Στο πλαίσιο αυτό δεν είναι απαραίτητο όλες οι διαδικτυακές πύλες διαδικασιών και αντίστοιχα οι αρμόδιοι φορείς να εμπλέκονται στη διασύνδεση με το σύστημα OOTS. Τα κράτη-μέλη διαβουλεύονται με τις αρμόδιες αρχές τους και να καθορίσουν ποιες διαδικασίες απαιτούν τη διασυνοριακή ανταλλαγή δικαιολογητικών. Με αυτόν τον τρόπο τα κράτη μέλη θα καθορίσουν ποιες πύλες διαδικασιών θα συνδεθούν στο OOTS προκειμένου να είναι ικανές να αιτηθούν δικαιολογητικά (evidence requesters) και ποιες αρμόδιες αρχές θα πρέπει να συνδεθούν για την παροχή των δικαιολογητικών αυτών (evidence providers).

Το ΥΨΔ είναι υπεύθυνο για το συντονισμό και την επιτάχυνση της υλοποίησης των παρεμβάσεων και των έργων που συνδέονται με τις απαιτήσεις του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 2018/1724 για την Ενιαία Ψηφιακή Θύρα και το τεχνικό σύστημα OOTS.

Για να διασφαλιστεί η ασφάλεια των ηλεκτρονικών υπηρεσιών διασυνοριακής παράδοσης για τους σκοπούς του τεχνικού συστήματος «μόνον άπαξ», τα κράτη μέλη θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι εν λόγω υπηρεσίες συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις για την ηλεκτρονική υπηρεσία συστημένης παράδοσης που ορίζονται στο άρθρο 44 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 910/2014.

Για τον σκοπό αυτό, το τεχνικό σύστημα «μόνον άπαξ» χρησιμοποιεί τα σημεία πρόσβασης της ηλεκτρονικής παράδοσης (eDelivery) για τη δημιουργία ενός δικτύου κόμβων για την ασφαλή ανταλλαγή ψηφιακών δεδομένων. Εκτός από τη δυνατότητα ασφαλούς διασυνοριακής παράδοσης, το eDelivery παρέχει λειτουργίες υπηρεσιών μεταδεδομένων που μπορούν να υποστηρίξουν μελλοντικές εκδόσεις του τεχνικού συστήματος «μόνον άπαξ» με μεγαλύτερο αριθμό ασφαλών κόμβων ανταλλαγής δεδομένων.

Ως αρχικό ορόσημο εφαρμογής του τεχνικού συστήματος OOTS είχε τεθεί η 12^η Δεκεμβρίου 2023. Όμως λόγο των τεχνικών δυσκολιών και των ιδιαίτερων απαιτήσεων/ τροποποιήσεων που πρέπει να πραγματοποιηθούν σε διοικητικό, οργανωτικό, νομοθετικό επίπεδο από όλα τα κράτη-μέλη και τους αρμόδιους φορείς, δεν έχει τεθεί νέα προθεσμία εφαρμογής. Όλα τα κράτη-μέλη εργάζονται προς την κατεύθυνση ολοκλήρωσης των εργασιών τους το συντομότερο δυνατό.