Οι χρήστες πρέπει να αυθεντικοποιηθούν μέσω ενός eIDAS κοινοποιημένου eID σχήματος,  για να ζητήσουν την ανταλλαγή δικαιολογητικών μέσω του OOTS.

Εξακρίβωση ταυτότητας για τη χρήση του OOTS

Οι διασυνοριακοί χρήστες ξεκινούν την εμπειρία τους κάνοντας χρήση μιας πύλης διαδικασιών (procedure portal), που περιλαμβάνει μια από τις 21 διαδικασίες γεγονότων ζωής (π.χ. σπουδές, εργασία, συνταξιοδότηση κλπ), όπως περιγράφονται στο Παράρτημα ΙΙ του Κανονισμού (ΕΕ) 2018/1724 για την δημιουργία της ενιαίας ψηφιακής θύρας. Για την υποστήριξη των εν λόγω διαδικασιών, απαιτείται αναβάθμιση των εν λόγω πυλών διαδικασιών με την ενσωμάτωση αυθεντικοποίησης μέσω eIDAS eID. Μόνο οι χρήστες που αυθεντικοποιούνται μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ταυτοποίησης eID θα είναι σε θέση να υποβάλλουν αίτημα για κάποιο δικαιολογητικό μέσω του συστήματος OOTS.

Επιλογή του κράτους μέλους με το κοινοποιημένο eID

Μόλις οι χρήστες επιλέξουν να συνδεθούν μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ταυτοποίησης eID, προωθούνται στην ιστοσελίδα του εθνικού πάροχου εξακρίβωσης ταυτότητας της πύλης διαδικασιών. Οι χρήστες εν συνεχεία επιλέγουν το κράτος-μέλος που έχει εκδώσει την eID τους, ανακατευθυνόμενοι στην ιστοσελίδα της επιλεγμένης υπηρεσίας αυθεντικοποίησης. Ο κόμβος eIDAS της πύλης διαδικασιών του κράτους μέλους στέλνει ένα αίτημα εξακρίβωση ταυτότητας στον κόμβο eIDAS του κράτους μέλους που έχει εκδώσει το μέσο ηλεκτρονικής ταυτοποίησης eID του χρήστη.

Επιλογή του μέσου ηλεκτρονικής ταυτοποίησης

Οι εθνικές πύλες εξακρίβωσης ταυτότητας μπορεί να παρέχουν στους χρήστες διάφορα μέσα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης eID, όπως μια εφαρμογή για κινητό τηλέφωνο ή ένας αναγνώστης κάρτας eID. Οι χρήστες πρέπει να κάνουν εξακρίβωση ταυτότητας με χρήση ενός eIDA κοινοποιημένου σχήματος προκειμένου να μπορούν να ανταλλάξουν δικαιολογητικά μέσω του OOTS.

Συγκατάθεση του χρήστη

Οι χρήστες θα ερωτηθούν για τη συγκατάθεσή τους προκειμένου να μοιραστούν προσωπικά τους στοιχεία με την αρμόδια υπηρεσία του κράτους μέλους στην οποία θα υποβάλουν τη διαδικασία. Είτε η εθνική υπηρεσία εξακρίβωσης ταυτότητας από τη μεριά του παρόχου ή/και ο πάροχος της ταυτότητας του χρήστη, εκδίδουν το αίτημα για συναίνεση του χρήστη. Μόλις ολοκληρωθεί η επιτυχημένη εξακρίβωση ταυτότητας του χρήστη τότε ανακατευθύνεται πίσω την πύλη διαδικασιών.

Η πύλη διαδικασιών πρέπει να προσδιορίσει ποιο δικαιολογητικό πρέπει να ζητήσει (evidence type) και από ποιο πάροχο να το ζητήσει (evidence provider).

Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει αν θα χρησιμοποιήσει το OOTS

Η χρήση του OOTS δεν είναι υποχρεωτική – οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν είτε να χρησιμοποιήσουν το OOTS, είτε να ανεβάσουν χειροκίνητα (upload) το απαιτούμενο δικαιολογητικό.

Ο χρήστης υποδεικνύει σε ποιο κράτος μέλος υπάρχει το δικαιολογητικό

Για κάθε απαίτηση διαδικασίας ο χρήστης χρειάζεται να επιλέξει το κράτος μέλος όπου έχει εκδοθεί το δικαιολογητικό. Αν υπάρχουν πολλά διαφορετικά δικαιολογητικά που απαιτούνται, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει το απαιτούμενο δικαιολογητικά σε κάθε διαφορετικό κράτος μέλος.

Καθορισμός του δικαιολογητικού

Εάν η πύλη δεν γνωρίζει αυτόματα τι δικαιολογητικό να ζητήσει, η πύλη διαδικασιών θα το αναζητήσει μέσω του μεσίτη δικαιολογητικών. Ο μεσίτης δικαιολογητικών θα επιτρέψει στην πύλη διαδικασιών να αναζητήσει το κατάλληλο δικαιολογητικό, το οποίο στη συνέχεια θα ζητήσει από τον πάροχο δικαιολογητικών.

Καθορισμός του παρόχου δικαιολογητικών

Για να προσδιορίσει που θα στείλει το αίτημα για το δικαιολογητικό, η πύλη διαδικασιών κάνει αναζήτηση στον κατάλογο υπηρεσιών δεδομένων με βάση τον τύπο δικαιολογητικού που παρέχεται από τον μεσίτη δικαιολογητικών και το κράτος μέλος. Ο κατάλογος υπηρεσιών δεδομένων επιστρέφει το όνομα του παρόχου δικαιολογητικών και το ID του σημείου πρόσβασης eDelivery ή όποιο άλλο πεδίο χρειάζεται για τον εντοπισμό του παρόχου δικαιολογητικών.

Επιπρόσθετα πεδία

Σε ορισμένες περιπτώσεις τα κράτη μέλη μπορεί να χρειάζονται επιπρόσθετες πληροφορίες από τον χρήστη για να καθορίσουν τον κατάλληλο πάροχο δικαιολογητικών. Για παράδειγμα ο χρήστης μπορεί να ζητηθεί να εισάγει την ονομασία μιας περιοχής ή κάποιο άλλο στοιχείο για να βοηθήσει στην αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου δικαιολογητικών. Το κράτος μέλος χρειάζεται να καταγράψει αυτά τα επιπρόσθετα πεδία στον κατάλογο υπηρεσιών δεδομένων, τα οποία μετά τον καθορισμό τους θα ζητηθούν μέσω της πύλης διαδικασιών από το χρήστη.

Καθορισμός του παρόχου δικαιολογητικών

Αν ο κατάλογος υπηρεσιών δεδομένων προτείνει πολλαπλούς παρόχους δικαιολογητικών για ένα δικαιολογητικό, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει τον κατάλληλο πάροχο δικαιολογητικού από τη λίστα αυτή. Για παράδειγμα, εάν τα πανεπιστημιακά διπλώματα αποθηκεύονται σε κάθε πανεπιστήμιο αντί να αποθηκεύονται σε κεντρική βάση δεδομένων, ο χρήστης θα ερωτηθεί να επιλέξει το σωστό πανεπιστήμιο από το οποίο θα αιτηθεί το δικαιολογητικό.

Το αίτημα για το δικαιολογητικό στέλνεται στον πάροχο δικαιολογητικών.

Ρητό αίτημα του χρήστη

Η περαιτέρω επεξεργασία του αιτήματος για ένα δικαιολογητικό επιτρέπεται μόνο με ρητό αίτημα του χρήστη, εκτός εάν προβλέπεται κάτι διαφορετικό δυνάμει του ενωσιακού ή εθνικού δικαίου. Προκειμένου να επιτραπεί στον χρήστη πραγματοποιήσει το απαραίτητο ρητό αίτημα πρέπει να παρέχεται:

• Το όνομα του παρόχου δικαιολογητικών
• Τον αναγνωριστικό κωδικό του δικαιολογητικού που θα ζητηθεί
• Προαιρετικά μια περιγραφή του δικαιολογητικού

Αποστολή αιτήματος δικαιολογητικού

Μόλις ο χρήστης επιλέξει την ανάκτηση του δικαιολογητικού:

1. Ο αιτών στέλνει ένα μήνυμα αίτησης δικαιολογητικού μέσω του σημείου πρόσβασης eDelivery, σε κάθε έναν από τους επιλεγμένους παρόχους δικαιολογητικού.
2. Η υπηρεσία δεδομένων του κάθε παρόχου δικαιολογητικών επιστρέφει μια απάντηση σχετικά με δικαιολογητικά μέσω του σημείου πρόσβασης eDelivery, που περιέχει ένα URL ανακατεύθυνσης και προαιρετικά επιπρόσθετες πληροφορίες περιγραφής του δικαιολογητικού σε μια ή περισσότερες γλώσσες.

Ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει το URL για να ανακατευθυνθεί στην πλευρά του παρόχου δικαιολογητικών.

Ο χρήστης ανακατευθύνεται στην πλευρά του παρόχου για να πραγματοποιήσει την προεπισκόπηση του δικαιολογητικού

Ανακατεύθυνση για προεπισκόπηση δικαιολογητικών

Όταν ο χρήστης επιλέξει το URL (Βήμα 3) ανακατευθύνεται στην πλευρά του παρόχου για την προεπισκόπηση κάθε δικαιολογητικού. Ο αιτών αποστέλλει ένα δεύτερο μήνυμα στον πάροχο το οποίο περιέχει «πληροφορίες επιστροφής απάντησης» ως επισυναπτόμενη παράμετρο στο URL. Οι εν λόγω πληροφορίες θα χρησιμοποιηθούν, όταν ο χρήσης επιβεβαιώσει ότι επιθυμεί να προχωρήσει στην λήψη του δικαιολογητικού.

Εξακρίβωση ταυτότητας χρήστη ξανά

Ο χρήστης ενδεχομένως να πρέπει να κάνει ξανά εξακρίβωση ταυτότητας μέσω eID, αν ζητηθεί από τον πάροχο δικαιολογητικών. Στην περίπτωση αυτή ο πάροχος δικαιολογητικών θα πρέπει να ελέγξει αν οι ελάχιστα eIDAS δεδομένα χρήση τα οποία έλαβε κατά την διαδικασία αυθεντικοποίησης ταυτίζονται με εκείνα που έλαβε από την πύλη διαδικασιών.

Ο χρήστης μπορεί να κάνει προεπισκόπηση του δικαιολογητικού πριν προχωρήσει στην λήψη του

Ο χρήστης κάνει προεπισκόπηση του δικαιολογητικού

Εκτός των περιπτώσεων όπου η προεπισκόπηση δεν απαιτείται από το εθνικό θεσμικό πλαίσιο, στον χρήστη πρέπει να δίνεται η δυνατότητα να κάνει προεπισκόπηση του δικαιολογητικού πριν προχωρήσει με την ανταλλαγή του δικαιολογητικού.

Αν ο χρήστης αποφασίσει να προχωρήσει/ ματαιώσει στη/τη λήψη δικαιολογητικού, ο πάροχος θα απαντήσει στο δεύτερο μήνυμα αίτησης δικαιολογητικού, ανακατευθύνοντας τον στην πύλη διαδικασιών, με την επιβεβαίωση ή την ματαίωση της λήψης δικαιολογητικού.

Ο πάροχος δικαιολογητικού ανταποκρίνεται στο αίτημα για δικαιολογητικό

Ο πάροχος δικαιολογητικού στέλνει το δικαιολογητικό

Σε απάντηση του δεύτερου μηνύματος αίτησης από την πύλη διαδικασιών, ο πάροχος δικαιολογητικών επιστρέφει μια απάντηση που περιέχει το δικαιολογητικό ή ένα μήνυμα σφάλματος (σε περίπτωση που ο χρήστης αποφασίσει να μη χρησιμοποιήσει το δικαιολογητικό ή αν το δικαιολογητικό δεν μπορεί να εντοπιστεί ή αν ο πάροχος δεν μπορεί να εξακριβώσει την ταυτότητα του χρήστη).

Η δομή της απάντησης του δικαιολογητικού

Για να γίνει αυτόματα η ανταλλαγή του δικαιολογητικού μέσω του OOTS, ένα δικαιολογητικό μπορεί να συμπληρωθεί από μεταδεδομένα του γενικού μοντέλου μεταδεδομένων του OOTS, το οποίο αναγνωρίζει το δικαιολογητικό και τον πάροχο δικαιολογητικών μαζί με πρόσθετα και προαιρετικά πεδία, όπως η γλώσσα στην οποία έχει εκδοθεί το δικαιολογητικό. Το δικαιολογητικό πρέπει να είναι σε μια από τις τρεις (3) παρακάτω μορφές:

• Δικαιολογητικό σε μορφή αναγνώσιμη από τον άνθρωπο, π.χ. PDF
• Δομημένο δικαιολογητικό, που συμμορφώνεται με ένα OOTS μοντέλο δεδομένων, σχετικό με τον τύπο του δικαιολογητικού.
• Δομημένο δικαιολογητικό, που δεν συμμορφώνεται με ένα OOTS μοντέλο δεδομένων, αλλά που συνοδεύεται από μια έκδοση του δικαιολογητικού σε αναγνώσιμη μορφή από τον άνθρωπο, π.χ. PDF.

Ο χρήστης ανακτά άλλα δικαιολογητικά

Εάν ο χρήστης επιθυμεί να ανακτήσει πολλαπλά δικαιολογητικά από διάφορα κράτη-μέλη, πρέπει να επαναλάβει τα προηγούμενα βήματα για την λήψη κάθε δικαιολογητικού.

Ο χρήστης υποβάλλει το δικαιολογητικό στην πύλη

Ο χρήστης ολοκληρώνει το κομμάτι της διαδικασίας «μόνον άπαξ» και τώρα παρέχει επιπρόσθετες πληροφορίες ένα απαιτηθούν από την πύλη, ώστε να ολοκληρωθεί η διαδικασία.